武昌船舶重工集团有限公司（简称“武昌船厂”）作为中国船舶行业的重要骨干企业，其人事档案调档流程规范严谨，涉及多个环节和责任主体，无论是企业内部员工调动、外部人才引进，还是退休、离职等场景，调档工作均需遵循国家档案管理法规及企业内部制度，确保档案材料完整、流转安全、信息准确，以下从调档主体、流程步骤、材料要求、注意事项及常见问题等方面进行详细说明。
调档主体与适用范围
武昌船舶重工调档工作主要涉及三类主体：一是企业人力资源部门，作为档案管理的责任单位，负责审核调档申请、对接转递单位及档案材料归档；二是员工个人，作为档案的归属主体，需配合提供必要材料并跟踪档案状态；三是接收单位（如新工作单位、人才服务中心、社保机构等），作为档案的最终承接方，需出具调档函并确认档案完整性，适用范围包括但不限于：员工入职调动、职务晋升、离职转出、退休手续办理、职称评审材料补充等，外部人才引进调档需重点核实学历、工作经历等核心材料的真实性，内部调动则侧重档案材料的连续性更新。
调档流程详解
（一）调档申请阶段
- 内部调动：员工因岗位调整需转移档案时，由所在部门向人力资源部提交《内部档案调档申请表》，注明原档案存放部门、拟调入部门及调档原因，部门负责人签字确认后，人力资源部审核备案。
- 外部调出：员工离职或入职新单位时，需接收单位出具《调档函》（需注明单位全称、档案转递地址、联系人及电话，并加盖单位公章），个人携带身份证原件及复印件、《离职证明》（或新单位录用通知书）至人力资源部办理申请。
- 特殊场景：如办理退休或社保转移，需由员工本人或委托代理人持身份证、退休审批表（或社保部门调档函）提交申请。
（二）档案审核与整理
人力资源部在收到申请后,1-3个工作日内完成档案审核，重点检查以下材料是否齐全：
- 基础材料：员工履历表、入职登记表、劳动合同、身份证复印件；
- 职业材料：职称证书、职业资格证、培训记录、奖惩文件；
- 其他材料：工资调整表、离职证明（如有）、党团组织关系证明等。
对缺失材料，人力资源部需及时联系员工补充或出具《材料补充告知函》；对材料存疑的，可通过原单位核实或要求员工提供佐证材料。
（三）档案转递与签收
档案审核通过后,人力资源部根据接收单位要求进行封装：
- 封装要求：档案材料使用牛皮纸档案袋密封，袋口加盖骑缝章，粘贴《档案材料清单》，注明转递单位、接收单位及员工信息；
- 转递方式：优先通过机要通信或EMS快递（需“涉密档案”标识），拒绝个人自带；
- 跟踪反馈：转递后，人力资源部通过电话或系统对接接收单位，确认档案签收状态，并将《档案转递回执》存档，整个转递过程一般需5-10个工作日，跨省或特殊情况可能延长至15个工作日。
（四）档案接收与归档
接收单位签收档案后,需在1周内完成拆封核对，确认材料与清单一致后回执，若材料缺失或损坏，武昌船厂人力资源部需在3个工作日内协助补充或说明，档案抵达接收单位后，员工可凭身份证查询档案状态，确保后续手续（如职称认定、社保衔接）顺利进行。
调档材料清单及注意事项
（一）核心材料清单
| 材料类别 | |
|---|---|
| 个人身份材料 | 身份证复印件、户口本复印件（部分场景需提供） |
| 劳动关系材料 | 劳动合同、入职登记表、离职证明（仅限离职场景） |
| 职业发展材料 | 职称评审表、职业资格证书、学历学位证书复印件、培训结业证书 |
| 奖惩材料 | 荣誉证书、表彰文件、处分决定（如有） |
| 其他材料 | 党团组织关系证明、工资调整表、体检报告（特殊岗位要求） |
（二）注意事项
- 材料真实性：严禁伪造、篡改档案材料，一经发现将追究法律责任；
- 时效性：调档申请需在离职前或入职后30日内提交，逾期可能导致档案遗失或影响手续办理；
- 密封完整性：档案袋拆封仅限接收单位人力资源部门，个人私自拆封将导致档案失效；
- 信息一致性：调档函中的姓名、身份证号需与档案材料完全一致，避免因信息差异被拒收；
- 费用承担：一般调档产生的快递费用由武昌船厂承担，但特殊加急或重复转递费用可能由个人承担。
相关问答FAQs
问题1：离职后档案未及时转出，会影响个人哪些权益？
解答：档案是个人学历、工作经历、职称评定等重要信息的载体，若未及时转出，可能导致以下问题：一是无法在新单位办理入职手续，影响劳动关系转移；二是影响社保、公积金的连续缴纳，可能导致断缴或待遇享受受限；三是职称评审、政审等手续因档案缺失无法办理，尤其对考公、考研或进入国企/事业单位的员工影响较大，建议离职前主动确认档案接收单位，并在离职后1个月内跟踪档案状态。
问题2：档案材料缺失，如何补充？
解答：若档案中缺少关键材料（如学历证书、职称评审表），需分情况处理：
- 学历材料缺失：可联系毕业院校教务处补办《学历证明书》或《档案成绩单》，并加盖学校公章；
- 工作经历材料缺失：由原工作单位出具《工作经历证明》，注明入职时间、岗位、职务及离职原因，并加盖单位公章；
- 企业内部材料缺失（如奖惩文件）：需联系武昌船厂人力资源部，由档案管理员核实原始记录后出具《情况说明》并盖章，补充材料后，需将原件或加盖公章的复印件交回人力资源部，由工作人员归档更新。
